Conseil Freelance : évitez les factures impayées !


Conseils freelance, Juridique et Digital / mardi, décembre 18th, 2018

La hantise du freelance est certainement de se retrouver sans le paiement de sa facture. La mission est pourtant réalisée et vous attendez patiemment votre paiement. Relancer un client qui tarde à vous payer est fatiguant. Cela demande du temps et de l’investissement.

Cependant, si votre client n’est pas conciliant, vous risquez l’impayé. Que faut-il mettre en place pour éviter une telle situation ? En freelance, ces actions préventives sont essentielles pour éviter les litiges ou plus simplement les pertes financières.

Les éléments à vérifier avant de réaliser sa mission

Vous avez prospecté ou bien vous avez reçu une demande de mission pour un devis. Le client vous paraît sérieux et intéressé.

Cependant, par e-mail ou par téléphone, il est difficile d’en être certain. Pour cela, plusieurs actions sont nécessaires avant de répondre à votre futur client.

Vérifiez l’existence de l’entreprise

Il faut commencer par regarder si l’entreprise dispose d’un site internet. Si tel est le cas, vous pouvez vous diriger sur la page des mentions légales.

Vous allez alors avoir les coordonnées importantes de l’entreprise (numéro SIRET, capital social, adresse du siège social).

Observer sa notoriété sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont une vitrine efficace pour connaître la réputation d’une entreprise. Vous pouvez obtenir des informations sur les avis clients.

Certains commentaires permettent aussi de savoir si l’entreprise répond facilement aux clients ou bien, si au contraire, elle ne soigne pas particulièrement bien sa réputation.

Faire signer un devis : une obligation à respecter

Le devis est votre contrat et donc votre sécurité juridique. Ce document lie votre client et c’est avec ce support que vous pouvez démarrer une procédure plus sérieuse si ce dernier ne vous paie pas. Il ne faut donc pas le négliger pour votre sécurité financière.

Attention : pour les prestations supérieures à 1500 euros (TTC) le devis est obligatoire !

Les mentions obligatoires sur votre devis pour exiger le paiement de votre facture sont les suivantes :

  • la date de rédaction
  • votre prénom et vos coordonnées
  • le nom et les coordonnées du client
  • la date du début de la prestation et la durée estimée
  • le décompte détaillé (quantité et prix unitaire)
  • les éventuels frais de déplacement
  • le prix horaire ou forfaitaire
  • le prix hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • les conditions de paiement

Pour pouvoir utiliser ce contrat comme moyen juridique lors d’un impayé en freelance, il faut absolument avoir un exemplaire du devis signé par le client. Même si le client, vous répond positivement, soyez rigoureux et demandez lui le devis signé pour éviter par la suite de perdre de l’argent.

Conseil : ajoutez sur votre devis, vos conditions générales pour que votre client en prenne connaissance au moment de son engagement.

Mission longue ou complexe : exigez un acompte

Certaines missions en freelance sont particulièrement longues. Elles se réalisent sur plusieurs mois. Par exemple, lorsque vous avez en charge les réseaux sociaux d’une entreprise, vous réalisez des actions sur 2 ou 3 mois avant d’observer des résultats.

Néanmoins, pendant ces 2 ou 3 mois, vous devez pouvoir être certain d’être payé en temps voulu. Vous pouvez vous faire payer à la fin de chaque mois, par exemple. Un forfait peut alors être mis en place pour ce type de prestation. Dans tous les cas, il est prudent et sérieux d’exiger un acompte avant de vous lancer dans le début de la prestation. Cela vous permet de sécuriser votre travail.

Généralement, l’acompte est équivalent à 30% du prix de la prestation. Cette façon de procéder vous assure aussi un retour régulier de la part du client. Ce dernier s’est engagé, juridiquement, mais aussi financièrement dans la réalisation de cette prestation, il est donc plus attentif !

Transmettre la facture à votre client

À quel moment envoyer votre facture ?

Une fois la prestation réalisée, le client doit pouvoir rapidement en prendre connaissance. Il doit alors pouvoir vous faire ses éventuels retours pour des ajustements.

Si le travail est satisfaisant, vous pouvez envoyer la facture pour que le client réalise le paiement. Dans la plupart des cas, il est d’ailleurs possible d’envoyer la facture en même temps que la prestation.

Les délais de paiement en freelance

Les délais de paiement sont notifiés dans vos CGV.

La signature de votre client confirme le fait qu’il en a pris connaissance et surtout qu’il les a accepté. Ainsi, vous devez obtenir votre paiement dans les temps. Néanmoins, il arrive que certaines entreprises ne soient pas très soucieuses des délais de paiement. Elles font parfois exprès de payer les prestataires en retard pour conserver de la trésorerie.

Les freelances ne peuvent pas se permettre d’avoir des paiements en retard. En effet, ils ne sont pas des entreprises , mais des personnes physiques qui comptent sur leur travail pour manger ! L’enjeu est donc particulièrement important. C’est notamment pour cette raison que des retards de paiement peuvent mettre le freelance en grande difficulté.

Le plan de relance : l’outil indispensable du freelance

Lors de votre lancement, il est assez simple de se souvenir à quel moment vous avez envoyé votre facture. Le plan de relance n’est donc pas impératif.

Cependant, il vous permet de vous imposer une certaine rigueur dès le début de votre activité en tant qu’indépendant. C’est une habitude à prendre pour être bien organisé.

Ce plan de relance a plusieurs objectifs en freelance :

  • réduire les retards de paiement
  • éviter les factures impayées
  • améliorer votre organisation quotidienne
  • éclaircir votre situation financière

Généralement, il est courant de relancer votre client deux fois avant de passer à la rédaction d’une lettre de relance.

La première relance

Vous pouvez donc relancer votre client après une période de 10 jours à 15 “ouvrables”.

Conseil : préférez toujours une première relance par e-mail ou courrier informelle. Vous indiquez simplement à votre client que votre facture a été envoyé à telle date et que vous attendez son paiement. Cela permet d’avoir des preuves en cas de litige.

La seconde relance

Il faut savoir qu’une facture est considérée comme “en retard de paiement” à partir du 30ème jour suivant sa date de réception par l’entreprise. On parle couramment de délai légal. Le but de la relance n’est pas de vous épuiser et d’habituer vos clients à payer leurs factures en dehors des délais.

Dans la plupart des cas, vos clients régleront leur facture au bout de la première ou maximum au bout de la seconde relance. Parfois, certaines entreprises ont des justifications bien précises et vous n’avez pas besoin de formaliser de manière trop rigoureuse vos relances.

Que faire en cas de facture impayée ?

La rédaction d’une lettre de relance

Une fois la seconde relance envoyée, vous pouvez laisser passer 8 jours avant de passer à l’étape suivante. Sans réponse de la part de l’entreprise, vous passez à la phase formelle.

Vous rédigez une lettre de relance avec accusée de réception. Il faut joindre dans votre courrier une copie de la facture impayées et votre RIB pour augmenter vos chances de paiement de manière rapide.

La mise en demeure

Dans ce cas aussi, vous pouvez laisser passer 8 jours avant de passer à la mise en demeure. Elle contient la même lettre que celle envoyée précédemment en ajoutant une précision. Vous informez votre client que vous comptez enclencher une procédure judiciaire si le règlement n’est pas obtenu à l’amiable. C’est donc la dernière étape à l’amiable !

Vous pouvez ajouter aussi le bon de commande éventuel et une copie de vos prestations, si cela est possible. L’envoi se réalise toujours sous la forme d’un courrier avec accusé de réception.

La phase judiciaire

Cette action vous permet d’obliger votre client à vous payer. On parle alors d’injonction de payer. Si vous arrivez à cette situation (ce n’est pas agréable, mais nécessaire), il faut enclencher une procédure dite judiciaire.

Cette procédure peut être ouverte uniquement si votre client n’est pas en situation de redressement judiciaire ou en liquidation judiciaire. Il doit aussi résider en France ou avoir un établissement en France.

La création du dossier judiciaire

Cette procédure peut être lancée, si vous n’avez toujours pas de retour de l’entreprise suite à votre mise en demeure après 15 jours de délai. Vous pouvez alors commencer par télécharger le formulaire CERFA. Ce document est une demande d’injonction de payer au tribunal de commerce. La procédure devient alors judiciaire.

Il faut alors remplir tous les champs dont les frais accessoires. Ajoutez l’article 700 du code de procédure civile dans ce champ. Il vous donne droit à un montant de 400 euros pour les frais engendrés par cette procédure judiciaire. Elles sont à la charge complète du mauvais payeur.

C’est ici qu’il faut donner tous les justificatifs de vos pièces (prestations, échanges de mails, bons de commande, facture, devis, première relance, seconde relance et mise en demeure). Vous pouvez ajouter toutes les pièces qui vous paraissent intéressantes pour appuyer votre bonne foi. Il faut adresser votre dossier au greffe du tribunal de commerce.

Attention, si votre client est un professionnel, le tribunal de commerce compétent est celui du siège social de votre client.

Pour enclencher une telle procédure, des frais sont souvent nécessaires. Selon les tarifs, l’injonction de payer coûte 35,21 euros. Vous devez donc joindre un chèque de ce montant au greffe.

Le retour du tribunal de commerce

Il faut patienter un certain temps avant d’avoir un retour de la part du tribunal de commerce. Les tribunaux ne sont pas connus pour être particulièrement réactifs, alors patience.

Néanmoins, à son retour, le tribunal vous remet une ordonnance à faire signer par voie d’huissier dans un délai de 6 mois. C’est encore au freelance de prendre en main la procédure. Vous devez contacter un huissier pour lui transmettre l’ordonnance du tribunal de commerce. C’est ensuite à lui d’aller la présenter à votre client pour sa signature.

Conseil : il faut compter environ une centaine d’euros pour le travail de l’huissier. Pour obtenir le meilleur tarif, il ne faut pas hésiter à taper à plusieurs portes.

Une fois signé par le client, ce dernier dispose d’un délai d’un mois pour vous payer votre facture. Si tel n’est pas le cas, vous pouvez demander au tribunal qu’il appose la mention “titre exécutoire” sur son ordonnance.

Il faut alors recontacter votre huissier pour porter l’ordonnance exécutoire devant votre client. “Exécutoire” signifie que votre client doit obligatoirement payer. Sans quoi, l’huissier peut utiliser la saisie des comptes bancaires du client directement.

Vous arrivez enfin au bout de votre procédure de relance lors d’une facture impayée.

CE QU’IL FAUT RETENIR :

  • Mettez en place des moyens préventifs pour éviter les impayés : plan de relance, devis !
  • Deux relances informelles par écrit sont à réalisées avant d’enclencher une procédure judiciaire
  • La procédure judiciaire nécessite la constitution d’un dossier et l’action d’un huissier
  • Attention aux délais entre chaque procédure !facture-impayee-freelance

 

À PROPOS DE MANON MORALES

manon-moralesRédactrice web freelance,

Passionnée par l’univers du web et l’écriture, je mêle les deux activités pour obtenir un résultat 2.0. Je vous accompagne sur vos projets pour écrire vos contenus web optimisés : articles de blog, pages de site internet, fiches produits ou encore newsletters.

 

 

 

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