Organisation en freelance : les astuces pour être efficace


Conseils freelance / mardi, avril 2nd, 2019

En freelance, il faut savoir s’organiser seul et gérer plusieurs aspects au quotidien : la comptabilité, le commercial, le marketing ou encore la communication.

Il est alors primordial d’être bien organisé pour réussir à faire toutes les tâches importantes dans une journée.

Je remarque qu’instaurer une certaine routine de travail est assez productif dans le quotidien. Aujourd’hui, je réussis à trouver un rythme qui me permet d’avoir un minimum de temps à côté de mon activité pour savourer le fait d’être mon propre patron.

Certes, toutes les semaines ne sont pas identiques. Je peux avoir des périodes très chargées où je vais avoir du mal à trouver des temps de pause. D’autres semaines sont, au contraire, plus souples. Il faut alors réussir à avancer des points jusqu’alors laissés de côté pour être vraiment efficace.

Je vous explique comment je trouve mon rythme au quotidien, sans patron et depuis mon chez moi.

Les tâches quotidiennes du freelance

Il faut savoir que toutes mes journées ne se ressemblent pas. Je ne suis pas au bureau de 8 à 19h tous les jours de la semaine.

Cependant, je sais qu’il faut, tout de même, que j’y passe du temps pour réussir à réaliser toutes les tâches importantes de la semaine.

En effet, en freelance, il faut compter le temps de travail rémunéré par vos clients. Il correspond au temps comptabilisé dans vos missions.

Mais aussi, le temps non rémunéré qui vous permet de faire grandir votre activité.

Il s’agit, notamment de :

  • La prospection pour trouver de nouvelles missions, si besoin,
  • La comptabilité pour relancer vos paiements et faire le point sur vos revenus,
  • La planification de vos tâches ou de vos contenus,
  • La rédaction de vos articles de blog.

Ces tâches sont importantes pour l’image de votre entreprise et pour sa bonne organisation. Il faut donc prendre du temps, régulièrement, pour les réaliser.

Être freelance exige donc une certaine rigueur. Il faut s’imposer un rythme de travail personnel pour ne pas courir après vos missions et bâcler certaines de vos tâches.

Ainsi, avant de vous lancer, il faut savoir si ce mode de fonctionnement vous correspond pour ne pas être surpris une fois lancé.

La planification : une habitude à prendre

Pour connaître les tâches à effectuer et gagner du temps au quotidien, il faut planifier ses actions.

Cette méthode vous permet :

  • de gagner en efficacité,
  • d’avoir plus de temps à côté pour d’autres actions ou du temps pour vous,
  • d’avoir une vision claire des choses à effectuer.

Vous pouvez planifier vos journées en fonction de vos obligations personnelles (enfants, sports, rendez-vous médicaux) et professionnelles (rendez-vous, conférences, réseautages).

Ainsi, votre semaine est calée sur ces premiers éléments pour donner à chaque journée sa fonction.

De mon côté, je sais qu’il me faut un moment dans le week-end ou bien le vendredi en fin d’après-midi pour planifier ma semaine suivante.

J’y consacre environ 2 heures pour organiser clairement :

  • Les missions à rendre la semaine suivante,
  • Les relances de factures des clients,
  • Les posts sur les réseaux sociaux,
  • Les points à travailler en priorité,
  • Les clients à contacter.

Commencer le lundi sans avoir fait, au préalable, cette planification me met en difficulté. Je ne sais pas forcément dans quel ordre je dois commencer. Et au final, je suis moins productive.

Les outils à utiliser pour planifier vos tâches

Plusieurs outils peuvent vous aider au quotidien pour organiser vos journées, vos semaines, vos mois.

Sur l’ordinateur, j’ai testé à plusieurs reprises Trello.

Et je dois bien admettre que la tentative n’est pas concluante. En effet, j’y inscris bien sagement toutes mes tâches et ensuite, je le délaisse pour la semaine. Je n’y pense pas et ce n’est pas un réflexe pour moi.

Je préfère avoir de quoi écrire à côté de mon bureau. J’utilise alors un semainier pour avoir une vision claire de ma semaine. J’ai aussi un agenda où je note les objectifs par semaine et ceux du mois. Je peux alors avoir ma progression pour me motiver au fur et à mesure.

En définitive, pour que les choses soient faites, il faut, avant tout, que je les note !

Ensuite, pour planifier mes posts sur les réseaux, j’utilise Later ou bien Hootsuite. Vous pouvez en savoir plus via les outils indispensables du rédacteur web.

Et pour les factures, j’utilise facture.net. Ces outils sont tous gratuits ou bien avec une version gratuite et particulièrement efficaces pour réaliser ses tâches au quotidien.

Les réflexes à avoir au quotidien en freelance

Les routines permettent de gagner du temps. En freelance, personne ne vient vous dire que vous devez vous installer à votre bureau. Il faut alors avoir une rigueur personnelle pour réussir à avancer.

De mon côté, je trouve que l’instauration de routines dans le quotidien aide vraiment à avoir un rythme plus efficace.

Typiquement, je dois commencer ma semaine avec :

  • mes posts réseaux sociaux planifiés,
  • les missions importantes à rendre identifiées,
  • les rendez-vous mentionnés sur mon semainier.

Ainsi, le matin je consacre une demi-heure environ à organiser ma journée et à répondre à mes mails. Ce début de journée m’aide à savoir combien de temps environ je dois rester au bureau.

Généralement, le midi je mange peu parce que je trouve qu’il n’y a rien de pire que d’avoir une lourde digestion à son bureau.

La concentration est difficile à tenir et la lutte s’installe pour quelques heures !

Ensuite, je consacre plusieurs moments dans la journée à répondre aux commentaires sur les réseaux sociaux. Ce moment me permet d’échanger avec d’autres freelances, notamment sur différentes problématiques. Un temps important surtout lorsque l’on travaille seul je trouve.

Éviter les tentations et les distractions

Quand vous travaillez à votre compte, les tentations sont grandes surtout lorsque les beaux jours arrivent.

En effet, en hiver, je trouve qu’il est agréable de rester au chaud chez soi. On s’y sent bien et on est content de pouvoir travailler avec un bon thé chaud à son bureau.

Cependant, aux beaux jours, les tentations sont plus grandes. Les petits verres de fin de journée en terrasse se font plus nombreux. L’envie d’aller se balader est aussi plus présente. Bref, il faut savoir identifier le temps de travail nécessaire pour ne pas quitter son bureau avant.

De mon côté, j’ai beaucoup de mal à profiter du temps à l’extérieur lorsque je sais que mon travail n’est pas terminé. Je préfère alors faire ce que je dois faire avant de m’accorder du temps à l’extérieur du bureau.

Même si vous êtes sur les réseaux sociaux, il est intéressant d’éloigner le téléphone lorsque vous avez une tâche précise à réaliser. Cela vous permet de ne pas être coupé durant votre concentration. Pensez-y !

Ce qu’il faut retenir :

  • Planifier ses semaines avec des outils efficaces,
  • Créer des routines pour gagner en efficacité,
  • S’éloigner des sources de distraction pour se concentrer au bureau.

manon-moralesRédactrice web freelance,

Passionnée par l’univers du web et l’écriture, je mêle les deux activités pour obtenir un résultat 2.0. Je vous accompagne sur vos projets pour écrire vos contenus web optimisés : articles de blog, pages de site internet, fiches produits ou encore newsletters.

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