Organisation freelance : astuces pour travailler depuis l’étranger


Conseils freelance / vendredi, décembre 28th, 2018

Si vous êtes en freelance, vous avez certainement avec vous ce sentiment léger de liberté. Votre activité professionnelle peut s’exercer depuis votre bureau, mais aussi dans un café ou encore dans un pays étranger. C’est donc tout l’avantage de ce statut. On entend aussi régulièrement parler du « Digital Nomad ». Ces travailleurs exercent leur activité aux quatre coins de la planète.

Dans mon cas, je travaille depuis le Pays Basque à l’année, mais il m’arrive de partir à l’étranger pour quelques jours lors d’un week-end ou bien pour quelques semaines, le temps des “vacances”. Je mets le terme vacances entre guillemets parce que le point fort du freelance est qu’il peut emporter son bureau sous le bras et travailler depuis un autre pays. Cette période à l’étranger peut donc comporter une petite part de travail.

Après plusieurs expériences en tant que freelance à l’étranger, je vous fais part de mes astuces pour rester bien organisé à distance.

#1. Gérer le décalage horaire

La première chose à faire est de s’adapter au décalage horaire. Vous avez 6 heures de plus ou bien 4 heures de moins, alors adaptez-vous un minimum pour pouvoir gérer correctement vos missions même à l’étranger. En effet, il faut pouvoir être en contact direct avec vos clients à un moment de la journée.

Par exemple, en Martinique, j’avais 5h de moins qu’en France. J’en profitais alors pour travailler le matin en me levant un peu plus tôt. Ainsi, je pouvais être en contact direct avec mes clients depuis la France durant toute la matinée. Vers 13h, mes clients terminaient, pour la plupart, leur journée. J’arrêtais de travailler à ce moment-là pour pouvoir profiter de mon voyage durant le reste de la journée.

Ces détails sont importants pour vous permettre de ne pas rater d’urgences ou de tâches pressées à effectuer. Vous pouvez travailler dans une ambiance plus détendue.

Si le décalage est trop important ou compliqué à gérer, il faut prévenir vos clients de votre déplacement à l’étranger. Ils doivent savoir qu’un délai de réponse plus important est nécessaire qu’à l’ordinaire. La plupart comprennent parfaitement et l’organisation se passe bien du moment que vous répondez dans un délai raisonnable.

#2. Avoir une bonne connexion internet : un indispensable !

En tant que freelance, vous n’avez pas besoin de grand chose pour devenir un vrai Digital Nomad.

Il vous faut :

  • un ordinateur portable
  • une bonne connexion internet
  • un bloc-note (accessoire)

La connexion internet est un indispensable pour réussir à travailler correctement à l’étranger. Choisissez bien vos hébergements (hôtel, nuit chez l’habitant) ou renseignez vous sur les cafés alentours qui proposent un service en wifi. Sans connexion, vous ne pouvez pas recevoir les e-mails de vos clients et vous ne pouvez pas achever vos missions. Le travail s’annonce donc difficile à réaliser !

Conseil : même si votre hébergement indique du wifi, pensez à vérifier les avis clients ou à poser directement la question, notamment si vos actions nécessitent une connexion puissante. Mieux vaut ne pas prendre de risques.

#3. Conserver des outils pratiques et efficaces

Le bureau du freelance est, généralement, bien organisé : blocs-note, carnets, stylos sont disposés pour être utilisés facilement. À l’étranger, vous partez avec un sac à dos ou de petits bagages. Vous ne pouvez pas emporter votre matériel complet de travail.

Il faut alors savoir restreindre ses outils pour se concentrer sur les plus efficaces et les plus pratiques pour rester bien organisé pendant votre voyage. De mon côté, je suis partie avec un petit carnet pour noter toutes mes idées. Je suis une partisane du papier, même s’il est beaucoup plus pratique de noter ses inspirations directement sur l’ordinateur.

J’ai aussi avec moi mon Weekly Planner qui me permet de noter les tâches à réaliser semaine par semaine (comme son nom l’indique). J’ai une vision d’ensemble plutôt efficace. Après un post sur mon organisation sur Instagram, je suis certaine de me pencher dès la rentrée 2019 sur Trello. Cet outil en ligne est, a priori, très pratique pour organiser son planning et ordonner toutes ses tâches. Affaire à suivre …

Par contre, en voyage, il faut prévoir les cas où la connexion fait des siennes. Dans ce cas, adieu Trello et bonjour le Weekly Planner version papier. C’est aussi pour ça que j’emporte toujours de quoi noter sans me retrouver le bec dans l’eau.

Conseil : pour écrire vos articles, il faut utiliser des outils gratuits en ligne pour trouver les bons mots-clés.

#4. Savoir gérer les imprévus

Les aléas du travail à l’étranger en tant que Digital Nomad

À l’étranger, vous sortez de votre zone de confort. Le bureau se transforme en objets multiples et variés face à des paysages souvent grandioses. Cependant, les voyages ne seraient rien sans quelques petits imprévus. Il faut alors savoir s’adapter aux mauvaises connexions, au manque d’électricité ou encore aux tâches urgentes des clients, totalement imprévues.

L’expérience de Digital Nomad permet de progresser. Elle vous montre les choses que vous devez améliorer du côté de votre organisation et de votre planification. Vous rentrez grandi et prêt à rebondir après une telle expérience.

Conseil : certains lieux peuvent être dénués d’électricité, surtout dans les pays chaud, pensez aux batteries portables. Elles m’ont sauvé la vie plus d’une fois !

Il ne faut pas hésiter à communiquer avec vos clients. Expliquez que vous êtes en ce moment à l’étranger (pour raisons professionnelles ou non) et que vous gérez l’urgence avec votre décalage horaire. Évidemment, il faut la traiter convenablement et dans un délai raisonnable, sans quoi, vous pouvez dire adieu à votre client !

Anticiper les aléas avant le départ

Pour éviter de se retrouver coincé pendant votre séjour, des solutions existent pour anticiper certaines difficultés.

🚀Déléguer vos missions en cas de difficulté

Vous êtes freelance, alors vous avez sans doute un petit réseau professionnel autour de vous. Il est important de pouvoir compter sur quelques contacts en cas de difficulté, notamment si vous partez à l’étranger. Il peut être utile de demander à quelques freelances qui ont vos compétences, de gérer quelque unes de vos missions, si vous êtes face à des imprévus durant votre voyage.

Conseil : si vous ne connaissez pas suffisamment la personne encadrez cette collaboration par un contrat rédigé avec quelques mentions importantes (caractéristiques principales de la mission, prix, délais).

🚀Hiérarchiser vos impératifs

Certaines tâches sont plus importantes que d’autres. Il faut donc prioriser vos missions avant votre départ pour connaître parfaitement vos délais. Vous pouvez donc connaître vos impératifs pour mieux vous organiser une fois sur place.

Conseil : anticiper ces délais lors de la prise de vos missions quelques semaines avant votre départ !

N’oubliez pas l’aventure professionnelle à l’étranger doit rester un plaisir, avant tout. Une bonne organisation vous permet de concilier les deux : découverte et missions professionnelles.

CE QU’IL FAUT RETENIR :

  • Anticiper votre départ et les difficultés éventuelles de votre voyage
  • Organiser soigneusement vos hébergements pour avoir une bonne connexion
  • Utiliser des outils efficaces et pratiques

 

À PROPOS DE MANON MORALES

manon-moralesRédactrice web freelance,

Passionnée par l’univers du web et l’écriture, je mêle les deux activités pour obtenir un résultat 2.0. Je vous accompagne sur vos projets pour écrire vos contenus web optimisés : articles de blog, pages de site internet, fiches produits ou encore newsletters.

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